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ECM - Enterprise Content Management Ihr Schlüssel zur effizienten Informationsverwaltung

Enterprise Content Management (ECM) beschreibt eine ganzheitliche Strategie zur Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von geschäftsrelevanten Informationen im gesamten Unternehmen. Dabei kommen verschiedene Subsysteme und Technologien zum Einsatz, die nahtlos ineinandergreifen und so eine effiziente, sichere und transparente Informationsverwaltung ermöglichen. Ziel ist es, Inhalte unabhängig von Format oder Quelle strukturiert bereitzustellen, Prozesse zu beschleunigen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Die wesentlichen Kernkomponenten von ECM lassen sich in fünf grundlegende Kategorien einteilen.

ECM Kategorien im Überblick:

Erfassung (Capture)

Systeme zur Erstellung, Beschaffung und Organisation von Informationen, beinhaltet Technologien wie Dokumentenscanning und -digitalisierung.

Verwaltung (Manage)

Werkzeuge zur Verarbeitung, Modifizierung und Nutzung von Informationen, umfasst u. a. Dokumentenmanagement (DMS) und Collaboration-Tools (z. B. Sharepoint).

Speicherung (Store)

Systeme für die temporäre Speicherung von Informationen, also Datenbanken und Content-Repositories.

Bewahrung (Preserve)

Lösungen für die mittel- und langfristige Aufbewahrung und Sicherung von Informationen, Archivierungssysteme.

Ausgabe (Deliver)

Komponenten zur Bereitstellung von Informationen für Nutzer, Web Content Management (WCM) und Portallösungen.

Zusätzlich zu diesen Hauptkategorien umfasst ECM:

Workflow / Business Process Management (BPM) für die Vorgangsbearbeitung

Content-Taxonomien zur Klassifizierung von Informationen

Sicherheits- und Zugriffskontrollen

Audit-Funktionen zur Nachverfolgung von Änderungen

Diese Subsysteme greifen nahtlos ineinander und schaffen eine ganzheitliche Plattform für das Management von Unternehmensinhalten. Dadurch werden Geschäftsprozesse beschleunigt, die Effizienz spürbar gesteigert und Compliance-Vorgaben zuverlässig erfüllt. Gleichzeitig ermöglicht die Lösung einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen und unterstützt eine sichere, strukturierte und transparente Arbeitsweise im gesamten Unternehmen.

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