Dokumentenmanagemt (DMS) Dokumente intelligent verwalten und effizient nutzen

Automatisiertes und effizientes Dokumentenmanagement verschafft Unternehmen entscheidende Vorteile:

• Effizienz und Produktivität steigern
  Intelligente Suchfunktionen und zentrale Ablage sorgen für schnelleres Auffinden von Informationen. Automatisierte Workflows und die digitale Prozesssteuerung sparen wertvolle Zeit und Ressourcen.
• Zusammenarbeit fördern
  Mehrere Nutzer können Dokumente gleichzeitig bearbeiten und darauf zugreifen. Die zentrale Plattform stärkt die Kommunikation und Koordination – auch abteilungsübergreifend.
• Kosten reduzieren
  Digitale Speicherung und Verteilung senken Druck- und Versandkosten. Weniger physische Archivierung spart Platz und Material, zudem werden Such- und Bearbeitungszeiten minimiert.
• Datensicherheit und Compliance erhöhen
  Sensible Daten werden sicher abgelegt. Compliance-Anforderungen wie gesetzliche Archivierungsfristen werden automatisch erfüllt. Granulare Zugriffskontrollen und Systemüberwachung schützen Unternehmensinformationen zusätzlich.
• Digitalisierung und Papierreduktion
  OCR-Technologie erfasst, indexiert und speichert Papierdokumente automatisch digital. Das reduziert den Papierverbrauch und optimiert Workflows.
• Flexibilität und Skalierbarkeit sichern
  Das DMS lässt sich individuell an Unternehmensstrukturen anpassen. Durch modulare Erweiterungen ist es flexibel und wächst mit unterschiedlichen Anforderungen und Unternehmensgrößen.

Die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems optimiert Informationsflüsse, beschleunigt Prozesse und stärkt nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit. Die Investition amortisiert sich schnell und schafft einen zentralen, sicheren und strukturierten Ort für alle Unternehmensinformationen – Ihren Single Point of Truth.

Unser strukturiertes und ganzheitliches Angebot einer passenden DMS-Lösung und der dazugehörigen Beratung unterteilt sich typischerweise wie folgt:

• Analyse und Bedarfsermittlung 
  Erfassung der aktuellen Dokumentenmanagement-Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotentialen, Definition der Unternehmensziele und -anforderungen.
• Konzeption der DMS-Lösung 
  Auswahl geeigneter DMS-Komponenten basierend auf Ihren Unternehmensanforderungen, Entwicklung einer maßgeschneiderten Systemarchitektur, Planung der Integration in bestehende IT-Infrastruktur.
• Implementierung und Anpassung 
  Installation und Konfiguration der DMS-Software oder der Cloud-Services, Anpassung an unternehmensspezifische Workflows und Prozesse, Integration mit anderen Unternehmenssystemen (u. a. ERP, CRM).
• Digitalisierung und Migration 
  Umwandlung analoger Dokumente in digitale Formate, Entwicklung von Dateinamenskonventionen und Kategorisierungssystemen, Migration bestehender digitaler Dokumente in das neue DMS.
• Schulung und Change Management 
  Durchführung von Mitarbeiterschulungen zur Nutzung des DMS, Entwicklung von Nutzungsrichtlinien und Best Practices, Begleitung des Veränderungsprozesses im Unternehmen.
• Sicherheit und Compliance 
  Implementierung von Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepten, Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO), Einrichtung revisionssicherer Archivierung, Einbindung unseres Backup as a Service.
• Prozessoptimierung und Automatisierung 
  Identifikation von Prozessen für Workflow-Automatisierung, Implementierung von automatisierten Workflows im DMS, Kontinuierliche Optimierung der Dokumentenmanagement-Prozesse.
• Integration und Skalierung 
  Anbindung des DMS an andere Unternehmenssysteme (z.B. SAP), Planung von Erweiterungsmöglichkeiten für zukünftiges Unternehmenswachstum, Sicherstellung der Flexibilität für zukünftige Anforderungen.
• Support und Wartung 
  Einrichtung eines technischen Supports für Anwender, regelmäßige Wartung und Updates des DMS entsprechend eines Wartungsvertrages, kontinuierliche Beratung zur Optimierung der DMS-Nutzung.
• Erfolgsmessung und Weiterentwicklung 
  Definition und Überwachung von KPIs zur Messung des DMS-Erfolgs, regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung, Identifikation von Bereichen für weitere Verbesserungen und Erweiterungen.

Diese Struktur ermöglicht es Ihnen, eine umfassende DMS-Lösung zu implementieren, die nicht nur technische Aspekte abdeckt, sondern auch organisatorische und prozessbezogene Veränderungen berücksichtigt. Durch diesen ganzheitlichen Ansatz können Sie die vielfältigen Vorteile eines DMS ausschöpfen und ihre Dokumentenmanagement-Prozesse nachhaltig optimieren.

Bei der Implementierung einer DMS-Lösung sollten folgende wichtige Integrationen berücksichtigt werden:

• ERP-Systeme
  Integration mit gängigen ERP-Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics, Oracle oder Sage, um Geschäftsprozesse und Dokumentenflüsse zu optimieren.
• CRM-Systeme
  Anbindung an CRM-Software wie Hubspot, Agorum oder Salesforce, um Kundeninformationen und -dokumente zentral zu verwalten.
• E-Mail-Systeme
  Integration mit E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook zur direkten Archivierung und Verwaltung von E-Mails und Anhängen.
• Office-Anwendungen
  Einbindung von Microsoft Office oder anderen Bürosoftware- Paketen für nahtloses Dokumentenmanagement.
• HR-Systeme
  Anbindung an Personalmanagementsysteme zur Verwaltung von Personalakten und HR-Prozessen.
• Finanzsysteme
  Integration mit Buchhaltungs- und Finanzsoftware wie DATEV für effizientes Rechnungsmanagement.
• Collaboration-Tools
  Einbindung von Teamwork-Plattformen wie Microsoft Teams
  oder SharePoint zur Verbesserung der Zusammenarbeit.
• Fachspezifische Anwendungen
  Integration branchenspezifischer Software, je nach Unternehmensanforderungen.
• Scanning-Lösungen
  Anbindung von Scan-Hardware und OCR-Software zur Digitalisierung von Papierdokumenten.
• Digitale Signaturlösungen
  Integration von eSignatur-Tools für rechtssichere digitale Unterschriften.
• Archivierungssysteme
  Anbindung an Langzeitarchivierungslösungen für revisionssichere Aufbewahrung.
• Workflow-Management-Systeme
  Integration von Workflow-Engines zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Mobile Anwendungen
  Bereitstellung mobiler Apps für den Zugriff auf Dokumente von unterwegs.
• Cloud-Dienste
  Anbindung an Cloud-Speicherdienste für flexiblen Zugriff und Datensicherung, z. B. Backup as a Service.

Bei der Auswahl und Implementierung dieser Integrationen kann es wichtig werden, eine produkt-unabhängige Integrations-Plattform zu nutzen, um die Komplexität zu reduzieren und zukünftige Anpassungen zu erleichtern. Die genaue Auswahl der Integrationen hängt von den spezifischen Anforderungen und der bestehenden IT- Infrastruktur des Unternehmens ab.