Durch automatisches und effizientes Dokumentenmanagement können Unternehmen folgende wesentliche Vorteile erzielen:

• Gesteigerte Effizienz und Produktivität
  Schnelleres Auffinden von Informationen durch intelligente Suchfunktionen und zentrale Ablage, Automatisierung von Workflows und manuellen Aufgaben, was Zeit und Ressourcen spart, Optimierung von Geschäftsprozessen durch digitale Prozesssteuerung.
• Verbesserte Zusammenarbeit
  gleichzeitiger Zugriff und Bearbeitung von Dokumenten für mehrere Nutzer, Förderung der abteilungsübergreifenden Kommunikation und Koordination, Zentraler Zugriffspunkt für alle relevanten Unternehmensinformationen.
• Kostenreduktion
  Senkung von Druck- und Versandkosten durch digitale Speicherung und Verteilung, Einsparung von Platz und Material für physische Archivierung, Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten.
• Erhöhte Datensicherheit und Compliance
  Sichere Speicherung sensibler Daten und Dokumente, automatische Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie Archivierungsfristen, granulare Zugriffskontrolle und Überwachung von Systemaktivitäten.
• Digitalisierung und Papierreduktion
  Umwandlung analoger Prozesse in digitale Workflows, automatische Erfassung, Indexierung und Speicherung von Papierdokumenten mittels OCR-Technologie, Reduzierung des Papierverbrauchs und damit verbundener Kosten.
• Flexibilität und Anpassbarkeit
  Individuelle Anpassung der Dokumentenstruktur und -organisation an Unternehmensbedürfnisse, Erweiterbarkeit durch zusätzliche Module je nach Anforderungen, Skalierbarkeit für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen

Durch die Implementierung eines effizienten Dokumentenmanagement-Systems können Unternehmen ihre Informationsflüsse optimieren, Prozesse beschleunigen und letztendlich ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Investition in ein DMS amortisiert sich in der Regel schnell und bringt langfristige Vorteile für das gesamte Unternehmen. 
Schaffen Sie sich einen single point of truth, einen verlässlichen Raum für Ihre wertvollen Informationen, die dort sicher und strukturiert abgelegt, gefunden und archiviert werden. 

Unser strukturiertes und ganzheitliches Angebot einer passenden DMS-Lösung und der dazugehörigen Beratung unterteilt sich typischerweise wie folgt:

• Analyse und Bedarfsermittlung
  Erfassung der aktuellen Dokumentenmanagement-Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotentialen, Definition der Unternehmensziele und -anforderungen.
• Konzeption der DMS-Lösung
  Auswahl geeigneter DMS-Komponenten basierend auf Ihren Unternehmensanforderungen, Entwicklung einer maßgeschneiderten Systemarchitektur, Planung der Integration in bestehende IT-Infrastruktur.
• Implementierung und Anpassung
  Installation und Konfiguration der DMS-Software oder der Cloud-Services, Anpassung an unternehmensspezifische Workflows und Prozesse, Integration mit anderen Unternehmenssystemen (u. a. ERP, CRM).
• Digitalisierung und Migration
  Umwandlung analoger Dokumente in digitale Formate, Entwicklung von Dateinamenskonventionen und Kategorisierungssystemen, Migration bestehender digitaler Dokumente in das neue DMS.
• Schulung und Change Management
  Durchführung von Mitarbeiterschulungen zur Nutzung des DMS, Entwicklung von Nutzungsrichtlinien und Best Practices, Begleitung des Veränderungsprozesses im Unternehmen.
• Sicherheit und Compliance
  Implementierung von Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepten, Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO), Einrichtung revisionssicherer Archivierung, Einbindung unseres Backup as a Service.
• Prozessoptimierung und Automatisierung
  Identifikation von Prozessen für Workflow-Automatisierung, Implementierung von automatisierten Workflows im DMS, Kontinuierliche Optimierung der Dokumentenmanagement-Prozesse.
• Integration und Skalierung
  Anbindung des DMS an andere Unternehmenssysteme (z.B. SAP), Planung von Erweiterungsmöglichkeiten für zukünftiges Unternehmenswachstum, Sicherstellung der Flexibilität für zukünftige Anforderungen.
• Support und Wartung
  Einrichtung eines technischen Supports für Anwender, regelmäßige Wartung und Updates des DMS entsprechend eines Wartungsvertrages, kontinuierliche Beratung zur Optimierung der DMS-Nutzung.
• Erfolgsmessung und Weiterentwicklung
  Definition und Überwachung von KPIs zur Messung des DMS-Erfolgs, regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung, Identifikation von Bereichen für weitere Verbesserungen und Erweiterungen.

Diese Struktur ermöglicht es Ihnen, eine umfassende DMS-Lösung zu implementieren, die nicht nur technische Aspekte abdeckt, sondern auch organisatorische und prozessbezogene Veränderungen berücksichtigt. Durch diesen ganzheitlichen Ansatz können Sie die vielfältigen Vorteile eines DMS ausschöpfen und ihre Dokumentenmanagement-Prozesse nachhaltig optimieren.

Bei der Implementierung einer DMS-Lösung sollten folgende wichtige Integrationen berücksichtigt werden:

• ERP-Systeme
  Integration mit gängigen ERP-Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics, Oracle oder Sage, um Geschäftsprozesse und Dokumentenflüsse zu optimieren.
• CRM-Systeme
  Anbindung an CRM-Software wie Hubspot, Agorum oder Salesforce, um Kundeninformationen und -dokumente zentral zu verwalten.
• E-Mail-Systeme
  Integration mit E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook zur direkten Archivierung und Verwaltung von E-Mails und Anhängen.
• Office-Anwendungen
  Einbindung von Microsoft Office oder anderen Bürosoftware-Paketen für nahtloses Dokumentenmanagement.
• HR-Systeme
  Anbindung an Personalmanagementsysteme zur Verwaltung von Personalakten und HR-Prozessen.
• Finanzsysteme
  Integration mit Buchhaltungs- und Finanzsoftware wie DATEV für effizientes Rechnungsmanagement.
• Collaboration-Tools
  Einbindung von Teamwork-Plattformen wie Microsoft Teams oder SharePoint zur Verbesserung der Zusammenarbeit.
• Fachspezifische Anwendungen
  Integration branchenspezifischer Software, je nach Unternehmensanforderungen.
• Scanning-Lösungen
  Anbindung von Scan-Hardware und OCR-Software zur Digitalisierung von Papierdokumenten.
• Digitale Signaturlösungen
  Integration von eSignatur-Tools für rechtssichere digitale Unterschriften.
• Archivierungssysteme
  Anbindung an Langzeitarchivierungslösungen für revisionssichere Aufbewahrung.
• Workflow-Management-Systeme
  Integration von Workflow-Engines zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Mobile Anwendungen
  Bereitstellung mobiler Apps für den Zugriff auf Dokumente von unterwegs.
• Cloud-Dienste
  Anbindung an Cloud-Speicherdienste für flexiblen Zugriff und Datensicherung, z. B. Backup as a Service.

Bei der Auswahl und Implementierung dieser Integrationen kann es wichtig werden, eine produkt-unabhängige Integrations-Plattform zu nutzen, um die Komplexität zu reduzieren und zukünftige Anpassungen zu erleichtern. Die genaue Auswahl der Integrationen hängt von den spezifischen Anforderungen und der bestehenden IT-Infrastruktur des Unternehmens ab.