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ECM-Lösungen mit 3on IT

ECM - Enterprise Content Management Systeme und Komponenten einer umfassenden Lösungsarchitektur

Enterprise Content Management (ECM) umfasst mehrere Subsysteme und Komponenten, die zusammen eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Unternehmensinhalten bilden. Die Hauptkomponenten von ECM lassen sich in fünf Kategorien einteilen:

  • Erfassung (Capture)
    Systeme zur Erstellung, Beschaffung und Organisation von Informationen, beinhaltet Technologien wie Dokumentenscanning und -digitalisierung.
  • Verwaltung (Manage)
    Werkzeuge zur Verarbeitung, Modifizierung und Nutzung von Informationen, umfasst u. a. Dokumentenmanagement (DMS) und Collaboration-Tools (z. B. Sharepoint).
  • Speicherung (Store)
    Systeme für die temporäre Speicherung von Informationen, also Datenbanken und Content-Repositories.
  • Bewahrung (Preserve)
    Lösungen für die mittel- und langfristige Aufbewahrung und Sicherung von Informationen, Archivierungssysteme.
  • Ausgabe (Deliver)
    Komponenten zur Bereitstellung von Informationen für Nutzer, Web Content Management (WCM) und Portallösungen.

Zusätzlich zu diesen Hauptkategorien umfasst ECM:

  • Workflow / Business Process Management (BPM) für die Vorgangsbearbeitung,
  • Content-Taxonomien zur Klassifizierung von Informationen,
  • Sicherheits- und Zugriffskontrollen,
  • Audit-Funktionen zur Nachverfolgung von Änderungen.

Diese Subsysteme arbeiten zusammen, um eine ganzheitliche Lösung für das Management von Unternehmensinhalten zu bieten, die Effizienz zu steigern, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Zugriff auf Informationen zu optimieren.

Fokusthema: DMS - Dokumentenmanagement DMS ist Ihr SPOT (Single Point of Truth) für Organisation und Verwaltung

Bei der Auswahl eines DMS-Systems unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre individuellen Anforderungen zu erkennen und verschiedene Lösungen anhand von Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Integrationen, Sicherheit und Anpassungsmöglichkeiten zu vergleichen. Die Bedeutung eines DMS/ECM Systems für den Nutzen im Unternehmen macht eine Analyse der Anforderungen und des gewollten Funktionsumfangs im Vorfeld sehr wertvoll für den nachhaltigen Erfolg von DMS-Projekten. Dabei gelten verschiedene gesetzliche Einflussfaktoren und daraus resultierende Aufgaben.

Die Anforderungen aus GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellen Unternehmen vor einige Herausforderungen im Dokumentenmanagement. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  • Revisionssichere Archivierung
    GoBD fordert eine unveränderbare, den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechende Archivierung von Geschäftsdokumenten. 
    DSGVO verlangt hingegen das "Recht auf Vergessen", also die Löschung personenbezogener Daten auf Anfrage.
  • Datenschutz und Datensicherheit
    DSGVO legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten. Implementierung von "Privacy by Design" und "Stand der Technik" bei der Datenspeicherung und -verarbeitung.
  • Zugriffsrechte und Verfügbarkeit
    Unterschiedliche und granulare Zugriffsrechte müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben. Gleichzeitig muss die Verfügbarkeit von Daten für berechtigte Mitarbeiter gewährleistet sein.
  • Datenminimierung
    DSGVO fordert, dass nur die notwendigen Daten erhoben und gespeichert werden.
  • Auskunftspflicht und Dokumentation
    Unternehmen müssen in der Lage sein, schnell und umfassend Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten zu geben. Alle Verarbeitungsschritte müssen dokumentiert werden.
  • Löschkonzepte
    Entwicklung von Konzepten zur Datenlöschung unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflichten aus GoBD.
  • Verschlüsselung und Integrität
    Einsatz aktueller Verschlüsselungsverfahren zur Sicherung der Vertraulichkeit und Integrität der Daten.
  • Protokollierung
    Automatisierte und kontinuierliche Protokollierung aller Bearbeitungsschritte, insbesondere bei DSGVO-relevanten Anfragen.

Um diese teils widersprüchlichen Anforderungen zu erfüllen, ist der Einsatz eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) empfehlenswert. Ein DMS wird dabei helfen, die Prozesse zu automatisieren, die Daten sicher und strukturiert zu verwalten und die Compliance-Anforderungen effizient zu erfüllen. Es bietet die notwendigen technischen Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Protokollierung, um sowohl den GoBD als auch der DSGVO gerecht zu werden.

mit DMS strukturieren und optimieren Sie Prozesse und Informationsmanagement

DMS-Systeme (Dokumenten-Management-Systeme) können erheblichen Nutzen für Unternehmen schaffen. Durch die Implementierung von DMS werden Informationsflüsse optimiert, Prozesse beschleunigt und letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert.

  • Effizienzsteigerung und Produktivitätserhöhung
    Reduzierung von Durchlaufzeiten durch schnelleres Auffinden von Informationen, Automatisierung lästiger Arbeitsschritte, Optimierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen.
  • Verbesserte Informationsverwaltung
    Zentraler Zugriffspunkt für alle Unternehmensinformationen, einheitliches und automatisiertes Ablagesystem, Intelligente Suchfunktionen für schnelles Auffinden von Dokumenten.
  • Förderung der Zusammenarbeit
    Verbesserung der Kollaboration zwischen Abteilungen, unternehmensweiter Zugriff auf relevante Dokumente.
  • Digitalisierung und Papierreduktion
    Umwandlung analoger Prozesse in digitale Workflows, Reduzierung von Papierarchiven und damit verbundenen Kosten.
  • verbesserte Datensicherheit und Compliance
    Revisionssichere Ablage von Dokumenten, granulare Zugriffskontrolle auf sensible Informationen, Überwachung von Systemaktivitäten und Dokumentenlebenszyklus.
  • Flexibilität und Skalierbarkeit
    Anpassbarkeit an unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen, Erweiterbarkeit durch zusätzliche Module je nach Anforderungen.
  • Prozessoptimierung
    Digitale Prozesssteuerung und Workflow-Management, Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen.
  • Kosteneinsparungen
    Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten, Optimierung von Ressourceneinsatz durch effizientere Prozesse.
  • Verbessertes Informationsmanagement
    Verwaltung verschiedener Inhaltstypen wie Dokumente, Webseiten, Videos und E-Mails (besonders bei ECM), Strukturierung und Organisation von unternehmensweit relevanten Informationen.
Automatisches & effizientes Dokumentenmanagement

Durch automatisches und effizientes Dokumentenmanagement können Unternehmen folgende wesentliche Vorteile erzielen:

  • Gesteigerte Effizienz und Produktivität
    Schnelleres Auffinden von Informationen durch intelligente Suchfunktionen und zentrale Ablage, Automatisierung von Workflows und manuellen Aufgaben, was Zeit und Ressourcen spart, Optimierung von Geschäftsprozessen durch digitale Prozesssteuerung.
  • Verbesserte Zusammenarbeit
    gleichzeitiger Zugriff und Bearbeitung von Dokumenten für mehrere Nutzer, Förderung der abteilungsübergreifenden Kommunikation und Koordination, Zentraler Zugriffspunkt für alle relevanten Unternehmensinformationen.
  • Kostenreduktion
    Senkung von Druck- und Versandkosten durch digitale Speicherung und Verteilung, Einsparung von Platz und Material für physische Archivierung, Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten.
  • Erhöhte Datensicherheit und Compliance
    Sichere Speicherung sensibler Daten und Dokumente, automatische Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie Archivierungsfristen, granulare Zugriffskontrolle und Überwachung von Systemaktivitäten.
  • Digitalisierung und Papierreduktion
    Umwandlung analoger Prozesse in digitale Workflows, automatische Erfassung, Indexierung und Speicherung von Papierdokumenten mittels OCR-Technologie, Reduzierung des Papierverbrauchs und damit verbundener Kosten.
  • Flexibilität und Anpassbarkeit
    Individuelle Anpassung der Dokumentenstruktur und -organisation an Unternehmensbedürfnisse, Erweiterbarkeit durch zusätzliche Module je nach Anforderungen, Skalierbarkeit für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen

Durch die Implementierung eines effizienten Dokumentenmanagement-Systems können Unternehmen ihre Informationsflüsse optimieren, Prozesse beschleunigen und letztendlich ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Investition in ein DMS amortisiert sich in der Regel schnell und bringt langfristige Vorteile für das gesamte Unternehmen. 
Schaffen Sie sich einen single point of truth, einen verlässlichen Raum für Ihre wertvollen Informationen, die dort sicher und strukturiert abgelegt, gefunden und archiviert werden. 

Ganzheitliche DMS-Lösung & Beratung

Unser strukturiertes und ganzheitliches Angebot einer passenden DMS-Lösung und der dazugehörigen Beratung unterteilt sich typischerweise wie folgt:

  • Analyse und Bedarfsermittlung
    Erfassung der aktuellen Dokumentenmanagement-Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotentialen, Definition der Unternehmensziele und -anforderungen.
  • Konzeption der DMS-Lösung
    Auswahl geeigneter DMS-Komponenten basierend auf Ihren Unternehmensanforderungen, Entwicklung einer maßgeschneiderten Systemarchitektur, Planung der Integration in bestehende IT-Infrastruktur.
  • Implementierung und Anpassung
    Installation und Konfiguration der DMS-Software oder der Cloud-Services, Anpassung an unternehmensspezifische Workflows und Prozesse, Integration mit anderen Unternehmenssystemen (u. a. ERP, CRM).
  • Digitalisierung und Migration
    Umwandlung analoger Dokumente in digitale Formate, Entwicklung von Dateinamenskonventionen und Kategorisierungssystemen, Migration bestehender digitaler Dokumente in das neue DMS.
  • Schulung und Change Management
    Durchführung von Mitarbeiterschulungen zur Nutzung des DMS, Entwicklung von Nutzungsrichtlinien und Best Practices, Begleitung des Veränderungsprozesses im Unternehmen.
  • Sicherheit und Compliance
    Implementierung von Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepten, Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO), Einrichtung revisionssicherer Archivierung, Einbindung unseres Backup as a Service.
  • Prozessoptimierung und Automatisierung
    Identifikation von Prozessen für Workflow-Automatisierung, Implementierung von automatisierten Workflows im DMS, Kontinuierliche Optimierung der Dokumentenmanagement-Prozesse.
  • Integration und Skalierung
    Anbindung des DMS an andere Unternehmenssysteme (z.B. SAP), Planung von Erweiterungsmöglichkeiten für zukünftiges Unternehmenswachstum, Sicherstellung der Flexibilität für zukünftige Anforderungen.
  • Support und Wartung
    Einrichtung eines technischen Supports für Anwender, regelmäßige Wartung und Updates des DMS entsprechend eines Wartungsvertrages, kontinuierliche Beratung zur Optimierung der DMS-Nutzung.
  • Erfolgsmessung und Weiterentwicklung
    Definition und Überwachung von KPIs zur Messung des DMS-Erfolgs, regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung, Identifikation von Bereichen für weitere Verbesserungen und Erweiterungen.

Diese Struktur ermöglicht es Ihnen, eine umfassende DMS-Lösung zu implementieren, die nicht nur technische Aspekte abdeckt, sondern auch organisatorische und prozessbezogene Veränderungen berücksichtigt. Durch diesen ganzheitlichen Ansatz können Sie die vielfältigen Vorteile eines DMS ausschöpfen und ihre Dokumentenmanagement-Prozesse nachhaltig optimieren.

Wichtige Integrationen einer DMS Lögung

Bei der Implementierung einer DMS-Lösung sollten folgende wichtige Integrationen berücksichtigt werden:

  • ERP-Systeme
    Integration mit gängigen ERP-Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics, Oracle oder Sage, um Geschäftsprozesse und Dokumentenflüsse zu optimieren.
  • CRM-Systeme
    Anbindung an CRM-Software wie Hubspot, Agorum oder Salesforce, um Kundeninformationen und -dokumente zentral zu verwalten.
  • E-Mail-Systeme
    Integration mit E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook zur direkten Archivierung und Verwaltung von E-Mails und Anhängen.
  • Office-Anwendungen
    Einbindung von Microsoft Office oder anderen Bürosoftware-Paketen für nahtloses Dokumentenmanagement.
  • HR-Systeme
    Anbindung an Personalmanagementsysteme zur Verwaltung von Personalakten und HR-Prozessen.
  • Finanzsysteme
    Integration mit Buchhaltungs- und Finanzsoftware wie DATEV für effizientes Rechnungsmanagement.
  • Collaboration-Tools
    Einbindung von Teamwork-Plattformen wie Microsoft Teams oder SharePoint zur Verbesserung der Zusammenarbeit.
  • Fachspezifische Anwendungen
    Integration branchenspezifischer Software, je nach Unternehmensanforderungen.
  • Scanning-Lösungen
    Anbindung von Scan-Hardware und OCR-Software zur Digitalisierung von Papierdokumenten.
  • Digitale Signaturlösungen
    Integration von eSignatur-Tools für rechtssichere digitale Unterschriften.
  • Archivierungssysteme
    Anbindung an Langzeitarchivierungslösungen für revisionssichere Aufbewahrung.
  • Workflow-Management-Systeme
    Integration von Workflow-Engines zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
  • Mobile Anwendungen
    Bereitstellung mobiler Apps für den Zugriff auf Dokumente von unterwegs.
  • Cloud-Dienste
    Anbindung an Cloud-Speicherdienste für flexiblen Zugriff und Datensicherung, z. B. Backup as a Service.

Bei der Auswahl und Implementierung dieser Integrationen kann es wichtig werden, eine produkt-unabhängige Integrations-Plattform zu nutzen, um die Komplexität zu reduzieren und zukünftige Anpassungen zu erleichtern. Die genaue Auswahl der Integrationen hängt von den spezifischen Anforderungen und der bestehenden IT-Infrastruktur des Unternehmens ab.

Wir sind Ihr DMS- und ECM Partner Methodik, Projektmanagement, Implementierung, Schulung, Betreuung und Service

Schaffen Sie sich einen Vorteil durch verlässliche Informationsverwaltung im Unternehmen für alle Nutzer.

Denis Stiel
Geschäftsführer Technik der 3on IT GmbH

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